PORADY
JAKIE URZADZENIE FISKALNE WYBRAĆ I JAK JE ZAINSTALOWAĆ?
Gdy nastanie czas zakupu urządzenia fiskalnego (dla pewnych grup podatkowych w momencie realizacji pierwszej sprzedaży a dla innych po przekroczeniu progu 20 tys. zł obrotu) należy wybrać odpowiedni model urządzenia do swoich potrzeb, kierując się zarówno funkcjonalnością, jak również możliwościami oraz warunkami współpracy serwisowej jakie oferuje firma sprzedająca urządzenia fiskalne. Jedną z decyzji, którą trzeba podjąć przy zakupie urządzenia fiskalnego jest wybór pomiędzy kasą a drukarką fiskalną. Czym różnią się od siebie te urządzenia?
Kasa fiskalna jest kompletnym systemem do rejestrowania sprzedaży, który może pracować samodzielnie. Baza towarów i usług znajduje się wewnątrz urządzenia fiskalnego - kasy. Przed przystąpieniem do sprzedaży należy zaprogramować kasę i zafiskalizować.
Drukarka fiskalna zawsze współpracuje z komputerem i odpowiednim oprogramowaniem. Z tego względu nie jest urządzeniem samodzielnym, lecz stanowi fragment systemu sprzedaży. Jej zadaniem jest zbieranie informacji o obrocie handlowym i rejestrowanie ich w pamięci fiskalnej. W tym przypadku baza towarów i usług (PLU) zintegrowana jest z oprogramowaniem komputerowym zainstalowanym na komputerze. Połączenie drukarki fiskalnej i oprogramowania komputerowego jest dużo wygodniejszym rozwiązaniem, które pozwala na pełną kontrolę prowadzonej działalności i efektywne zarządzanie placówką. Dodatkową funkcją w drukarce fiskalnej jest możliwość wystawiania faktur VAT. Przed przystąpieniem do sprzedaży z wykorzystaniem drukarki fiskalnej należy zafiskalizować urządzenie.
Po dokonaniu wyboru odpowiedniego modelu urządzenia oraz firmy serwisującej należy złożyć zamówienie, uzgodnić warunki dostarczenia urządzenia oraz termin jego fiskalizacji. Warto zakupić kasę/drukarkę fiskalną z kopią elektroniczną, unikając tym samym uciążliwego obowiązku przechowywania stosów rolek papierowych.
Przed fiskalizacją urządzenie może zostać ustawione w trybie szkoleniowym, który pozwala użytkownikowi zapoznać się z jego obsługą (wystawianie paragonów, wykonywanie raportów, itp.). W związku z tym zaleca się zakup urządzenia conajmniej na 10-14 dni przed obowiązkowym terminem rozpoczęcia pracy w trybie fiskalnym. Umożliwia to naukę pracy z urządzeniem bez żadnych konsekwencji prawnych i finansowych.
Dokumenty potrzebne przy zakupie kasy?
Firma sprzedająca i prowadzaca serwis nie potrzebuje żadnych dokumentów aby móc zainstalować kasę fiskalną. Warto sobie jednak przygotować kilka niezbędnych informacji aby serwisant mógł prawidłowo zaprogramować i zafiskalizować urządzenie.
1. Dane firmy do faktury
(nazwa, adres siedziby, nip)
(nazwa, adres siedziby, nip)
2. Dane kontaktowe
(telefon, e-mail)
(telefon, e-mail)
3. Data zakupu kasy
(odbioru)
(odbioru)
4. Data fiskalizacji
(jeżeli jest już podjęta decyzja - najpóźniej jeden dzień przed planowanym rozpoczęciem rejestracji sprzedaży)
(jeżeli jest już podjęta decyzja - najpóźniej jeden dzień przed planowanym rozpoczęciem rejestracji sprzedaży)
5. Urząd Skarbowy do jakiego należy właściciel kasy
6. Miejsce instalacji kasy
(jeśli jest inne niż siedziba firmy)
6. Miejsce instalacji kasy
(jeśli jest inne niż siedziba firmy)
7. Nagłówek - czy ma mieć treść inną niż nazwa firmy
(lista towarów wraz z prawidłowymi stawkami VAT, odpowiednio pogrupowanych, które będą Państwo sprzedawać)
przykład.:
przykład.:
1. masło 5%
2. owoce 5%
3. krem 23%
....., ...
50. usł. fryzjerska, 8%
....., ...
uwaga: liczba znaków w nazwie towaru/usługi jest ograniczona od 8 do 40 znaków w zależności od modelu kasy - jednak przeważnie wynosi ona około 18 znaków
2. owoce 5%
3. krem 23%
....., ...
50. usł. fryzjerska, 8%
....., ...
uwaga: liczba znaków w nazwie towaru/usługi jest ograniczona od 8 do 40 znaków w zależności od modelu kasy - jednak przeważnie wynosi ona około 18 znaków
9. Dodatkowe uwagi, pytania..?
(zawsze sobie lepiej przygotować)
Uwaga! Co najmniej 1 dzień przed fiskalizacją kasy należy złożyć do Urzędu Skarbowego pisemną informację o planowanym miejscu, terminie i liczbie kas rejestrujących.
(zawsze sobie lepiej przygotować)
Uwaga! Co najmniej 1 dzień przed fiskalizacją kasy należy złożyć do Urzędu Skarbowego pisemną informację o planowanym miejscu, terminie i liczbie kas rejestrujących.
Instalacja kasy
W dniu fiskalizacji urządzenia przedstawiciel firmy serwisującej przełącza drukarkę/kasę w tryb fiskalny (jest to czynność jednorazowa oraz nieodwracalna), plombuje urządzenie, wypełnia odpowiednie dokumenty oraz dokonuje wpisów w książce serwisowej drukarki/kasy fiskalnej. Książka serwisowa powinna być przechowywana w miejscu użytkowania urządzenia fiskalnego i dostępna na każdą prośbę pracowników Urzędu Skarbowego oraz pracowników firmy serwisującej urządzenie.
Po fiskalizacji urządzenia w terminie do 7 dni roboczych należy złożyć we właściwym Urzędzie Skarbowym zawiadomienie podatnika o instalacji urządzenia fiskalnego. Odpowiedni druk zwykle znajduje się w komplecie dokumentów dostarczanych razem z drukarką/kasą lub jest dostarczany przez serwisanta dokonującego fiskalizacji.
Po otrzymaniu z Urzędu Skarbowego zawiadomienia o nadaniu numeru ewidencyjnego należy nanieść trwale ten numer na obudowę urządzenia jak również dokonać odpowiedniej adnotacji w książce serwisowej potwierdzonej pieczęcią Urzędu Skarbowego.
Podatnik ma obowiązek dbania o terminowo wykonywane przeglądy okresowe swoich urządzeń fiskalnych. Przeglądy wykonuje serwis na prośbę podatnika. Na chwilę obecną przegląd należy wykonać nie później niż 2 lata od momentu fiskalizacji urządzenia lub poprzedniego przeglądu okresowego.
Po fiskalizacji urządzenia w terminie do 7 dni roboczych należy złożyć we właściwym Urzędzie Skarbowym zawiadomienie podatnika o instalacji urządzenia fiskalnego. Odpowiedni druk zwykle znajduje się w komplecie dokumentów dostarczanych razem z drukarką/kasą lub jest dostarczany przez serwisanta dokonującego fiskalizacji.
Po otrzymaniu z Urzędu Skarbowego zawiadomienia o nadaniu numeru ewidencyjnego należy nanieść trwale ten numer na obudowę urządzenia jak również dokonać odpowiedniej adnotacji w książce serwisowej potwierdzonej pieczęcią Urzędu Skarbowego.
Podatnik ma obowiązek dbania o terminowo wykonywane przeglądy okresowe swoich urządzeń fiskalnych. Przeglądy wykonuje serwis na prośbę podatnika. Na chwilę obecną przegląd należy wykonać nie później niż 2 lata od momentu fiskalizacji urządzenia lub poprzedniego przeglądu okresowego.